TÕRVA LINN > OMAVALITSUS > ÕIGUSAKTID



TÕRVA LINNAVALITSUS
M Ä Ä R U S




Tõrva

10.jaanuar 2007 nr 3
Tõrva linna ametiasutuste ja ameti-
asutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord

Määrus kehtestatakse arhiiviseaduse, avaldustele vastamise seaduse, avaliku teabe seaduse, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse, haldusmenetluse seaduse ning väärteomenetluse seadustiku, arhiivieeskirja, asjaajamiskorra ühtsete aluste ja Tõrva Linnavolikogu 27.november 2001 määruse nr 33 "Volituse andmine asjaajamiskorra kehtestamiseks" alusel.

I ÜLDSÄTTED JA MÕISTED

§ 1. Asjaajamiskorra reguleerimisala
(1) Tõrva linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhimõtted Tõrva Linnavalitsuses, linnavalitsuse ametites ning struktuuriüksustes ja linnavalitsuse hallatavates asutustes. Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded Tõrva Linnavalitsuse hallatavas asutuses kehtestab vajadusel asutuse juht.
(2) Korras sätestatakse linnavalitsuse istungite ettevalmistamise ja läbiviimise kord, linnavalitsuse istungile eelnõude esitamise ja linnavalitsusele esitatavate õigusaktide vormistamise kord, muude dokumentide vormistamise nõuded, dokumentide menetlemise kord, väärteoasjade menetlemise ja toimikute hoidmise nõuded, arhiveerimise kord ning asjaajamise üleandmine.

§ 2. Linnavalitsuse sideandmed
(1) Tõrva linna elektronposti aadress on torva@torva.ee, veebilehe aadress on www.torva.ee,
infotelefoni nr 766 5310 ja faksi nr 766 1731.

§ 3. Mõisted
(1) Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) ametnik – kõik linnavalitsuses ja tema struktuuriüksustes ning asutustes töötavad teenistujad ja töötajad sõltumata nende töö- ja teenistussuhete õiguslikust regulatsioonist;
2) arhiivijärelevalvet teostav avalik arhiiv – Tõrva linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste arhiivijärelvalve teostajaks on Valga Maa-arhiiv;
3) arhiivipüsiv materjal – arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide loomiseks ja säilitamiseks kasutatav materjal. Arhiivipüsivate materjalide soovitusliku loetelu koostab rahvusarhiiv;
4) arhivaal – toimik (dokument või dokumentide kogum), millele on määratud säilitustähtaeg;
5) arhivaalide loetelu – asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikute loetelu, mis võetakse arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu;
6) asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt – akt, mis koostatakse asjaajamise üleandmisel, kui ametnik lahkub töölt või läheb puhkusele;
7) asutus – Tõrva Linnavalitsuse hallatav asutus;
8) dokument – mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks;
9) dokumentide loetelu – arhiivi moodustaja poolt kehtestatav loetelu oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks.
10) hävitamisakt – akt, mille alusel arhivaalid pärast kooskõlastamist kõrgemalseisva arhiiviga kuuluvad hävitamisele ja mis sisaldab andmeid, mis võimaldab kindlaks teha hävitamisele kuuluvate arhivaalide koosseisu ja hulka;
11) register - Tõrva linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregister, mis on andmekogu, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning mida peetakse andmekogude seaduse ja avaliku teabe seaduse alusel linna ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks;
12) struktuuriüksus – Tõrva linnakantselei ja linnavalitsuse osakonnad.

II. LINNAVALITSUSE ISTUNG

§ 4 Istungi ettevalmistamine
(1) Linnavalitsuse töövorm on istung. Linnavalitsuse istungid toimuvad reeglina 1 kord nädalas –
kolmapäeval.

(2) Küsimuse võtmiseks istungi päevakorda koostatakse linnavalitsuse määruse, korralduse, linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsuse eelnõu ning eelnõu juurde kuuluv õiend.

(3) Linnavalitsusele esitatava õigusakti eelnõu esitaja on selle koostamisel kohustatud järgima käesolevas korras dokumendi vormistamise kohta sätestatud nõudeid. Õigusakti motiveerivas osas peavad olema ära toodud õigusakti aluseks olev õiguslik ja faktiline motivatsioon, samuti tuleb ära näidata akti jõustumise aeg.

(4) Linnavalitsusele esitatud kirjalik informatsioon vormistatakse istungi protokolli kantava otsuse eelnõuna ja see peab sisaldama järgmist:
1) probleemi analüüs;
2) ülevaade püstitatud ülesannete täitmisest;
3) ettepanekud.

(5) Linnavalitsusele esitatava õigusakti eelnõu juurde kuuluv õiend peab sisaldama järgmist:
1) õigusakti vastuvõtmise vajalikkuse põhjendus;
2) loetelu õigusaktidest, mida on vaja tühistada, muuta või täiendada määruse, korralduse, linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsuse vastuvõtmise korral;
3) õigusakti vastuvõtmisest tingitud kulutused ja nende põhjendus;
4) istungile kutsutavate isikute nimekiri;
5) vastuvõetud õigusakti tõestatud ja/või lihtärakirjade arv menetlusosalistele teatavakstegemiseks.

(6) Linnavalitsusele esitatav eelnõu peab olema kooskõlastatud järgmiste ametnike poolt:
1) linnasekretär;
2) linnavalitsuse struktuuriüksuse juhataja, kellele antakse ülesandeid vastava määruse, korralduse või linnavalitsuse istungi protokolli kantava otsusega või kelle töö puudutab antud küsimust või tema poolt määratud teenistuja;
3) eespool nimetamata isikud, kellele pannakse eelnõuga peale ülesandeid;
4) linnavalitsuse liige vastavalt tööjaotusele.

(7) Linnavalitsuse hallatavad asutused esitavad materjalid linnavalitsuse istungile linnavalitsuse kantselei kaudu.

(8) Eelnõud kooskõlastaval ametnikul on õigus linnavalitsusele esitatud õigusakti eelnõu koos põhjendustega tagasi lükata, kui eelnõu on vastuolus kehtivate õigustloovate aktidega või sisaldab ebatäpseid andmeid.

(9) Linnavalitsuse istungi päevakorra projekti koostab linnasekretär nõuetekohaselt ettevalmistatud (kooskõlastatud) eelnõude põhjal. Linnavalitsuse istungile määratakse arutamiseks eelnõud, millele on antud kõik kooskõlastused hiljemalt istungile eelneva tööpäeva kella 10:00-ks.

(10) Linnasekretär koostab istungi päevakorra hiljemalt istungile eelneva tööpäeva kella 15:00-ks.

§ 5. Istungi läbiviimine

(1) Linnavalitsuse istungit juhatab linnapea, tema äraolekul teda asendav abilinnapea (abilinnapea linnapea ülesannetes). Linnavalitsuse istungid on kinnised, kui linnavalitsus ei otsusta teisiti. Istungil osaleb sõnaõigusega linnasekretär. Konkreetse päevakorrapunkti arutelu juures võivad viibida kutsutud isikud, kelle määrab linnasekretär. Arutelu juures osalevate isikute kutsumist istungile korraldab linnakantselei.

(2) Linnavalitsuse liige, kes ei saa istungil osaleda, on kohustatud sellest informeerima linnasekretäri või teda asendavat isikut hiljemalt istungile eelneval päeval.

(3) Istungi juhataja ettepanekul arutatakse läbi istungi päevakorra projekt ja kinnitatakse istungi päevakord. Ettekannete ja sõnavõttude pikkuse istungil määrab istungi juhataja.

(4) Linnavalitsuse määrused, korraldused ja istungi protokolli kantavad otsused võetakse vastu poolthäälteenamusega. Linnasekretär ja linnavalitsuse liikmed, kes ei ole otsusega nõus, võivad nõuda oma eriarvamuse kandmist istungi protokolli.

§ 6. Õigusaktide vormistamine ja täitmine

(1) Linnavalitsuse istungi protokollimist korraldab linnasekretär.

(2) Protokoll vormistatakse 7 päeva jooksul pärast istungit ja sellele kirjutavad alla istungi juhataja ja protokollija.

(3) Protokollid säilitatakse linnakantseleis. Ärakiri protokollist esitatakse tutvumiseks linnakantselei vastuvõturuumi.

(4) Linnavalitsuse määruste ja korralduste ärakirjad väljastatakse 7 päeva jooksul pärast vastuvõtmist õigusakti algatanud struktuuriüksusele või asutusele.

(5) Linnavalitsuse määruste, korralduste ja linnavalitsuse istungi protokolli kantavate otsuste täitmist kontrollib vastavat valdkonda kureeriv linnavalitsuse liige (tema haldusalas tegutsevate linnavalitsuste struktuuriüksuste osas), linnavalitsuse struktuuriüksused (oma ametnike ja struktuuriüksuse haldusalas tegutsevate linnavalitsuse hallatavate asutuste osas) või linnavalitsuse poolt määratud ametnik.

(6) Linnavalitsuse määruste ja korralduste teatavakstegemist menetlusosalistele korraldab linnakantselei.

(7) Linnasekretäril on õigus seadusega õigusakti muutmiseks ettenähtud menetluskorda järgimata parandada linnavalitsuse õigusaktis kirjaviga ja muu ebatäpsus, mis ei mõjuta õigusakti sisu. Pärast õigusakti paranduse sisseviimist trükitakse välja õigusakti uus tekst ja allkirjastatakse linnapea ning linnasekretäri poolt. Kui parandatud õigusakt on tehtud akti adressaadile enne parandamist teatavaks, informeeritakse adressaati ka akti parandamisest.

III DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

§ 7 Üldnõuded dokumentidele
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. Kui õigusaktid dokumendi koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. Dokumendiregistris registreeritavad dokumendid koostatakse dokumendiregistris (v.a. lepingud).

(2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

(3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.

(4) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
1) dokumendi liigist;
2) sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast;
3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

(5) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

(6) Uue ametniku töölevõtmisel tutvustab talle asjaajamiskorda tema otsene ülemus või viimase poolt määratud ametnik.

§ 8. Dokumendi elemendid

(1) Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja vastavale dokumendiliigile omased lisaelemendid.

(2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) dokumendi väljaandja nimi või nimetus;
2) dokumendi kuupäev ja number;
3) tekst;
4) allkiri või allkirjad.


(3) Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi lisaelemente:
1) Tõrva linna vapi kujutis või linnavalitsuse hallatavate asutuste puhul muu sümboolika;
2) asutuse registrikood;
3) väljaandmise koht;
4) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või «AK»);
5) adressaat;
6) indeks (tähis);
7) dokumendiliigi nimetus;
8) kinnitusmärge;
9) pöördumine;
10) märkus lisade kohta;
11) lisaadressaadid (jaotuskava);
12) kooskõlastusmärge;
13) viisa;
14) pitser;
15) ärakirja väljatrükk, väljavõtte ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral;
16) koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema kontaktandmed;
17) muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud elemendid.

(4) Igal dokumendiliigil on kindel elementide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest elementidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisaelementidest. Elementide paigutuse kord peab olema püsiv.

§ 9. Plankide kasutamise kord

(1) Dokumendiplangi (edaspidi plangi) valmistamiseks kasutatakse järgmisi paberiformaate:
1) A4 (210x 297 mm);

(2) Plangi konstruktsioonivõrgu põhielemendid on:
1) kirjasamm 2,54 mm;
2) reasamm 4,233 mm.

(3) Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Veerised kujundatakse järgmiselt:
1) vasak veeris 2,54 cm;
2) parem veeris 1,2 cm;
3) ülemine veeris 0,8 cm;
4) alumine veeris 0,9 cm.

(4) Plangi valmistamiseks on soovitatav kasutada arhiivipüsivast materjalist paberit.

(5) Tõrva linna ametiasutustes ja ametiasutuste hallatavates asutustes kasutatavad dokumendiplangid on:
1) üldplank (vt lisa 1);
2) kirjaplank (vt lisa 2).

(6) Üldplangile vormistatakse protokollid, aktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Üldplangi baasil moodustatakse õigusaktide (määruste, korralduste ja käskkirjade) plangid ja kirjaplangid.

(7) Plangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes.

(8) Kirjaplank sisaldab kõiki ametiasutuse või asutuse kontaktandmeid.

(9) Linnavalitsuse kirjaplanki kasutatakse linnapea poolt allkirjastamisele kuuluvate dokumentide vormistamiseks.

(10) Asutuse kirjaplangile kirjutab alla asutuse juht.

(11) Tõrva Linnavalitsuse kirjaplangi kohustuslik turvaelement on värvitrükis Tõrva linna vapi kujutis kirjapeaväljal. Asutuse plangi turvaelemendi määrab asutuse juht.

(12) Linnavalitsuse õigusaktide turvaelemendiks on Tõrva linna vapi kujutis.

(13) Struktuuriüksuste vahelised ja asutuste töörühmad, komisjonid, nõukogud jm üksused kasutavad neid moodustanud struktuuriüksuse või asutuse üldplanki, lisades moodustatud üksuse nime.

(14) Linnavalitsuse plankide kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab linnasekretär ning asutuste plankide puhul asutuse juht või nende poolt määratud isik.


§ 10. Kuupäev ja kellaaeg

(1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas».

(2) Ametikirjade kuupäev märgitakse numbrilises järjekorras - päev, kuu, aasta
Näide:
30.09.2006

(3) Õigusaktides, lepingutes, protokollides jt üldplangile vormistatavatel dokumentides, samuti välisriikidega peetavas kirjavahetuses kasutatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.
Näide:
30. september 2006

(4) Dokumendi kuupäevaks on:
1) õigusakti vastuvõtmise kuupäev
2) akti allkirjastamise kuupäev;
3) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
4) lepingu allkirjastamise kuupäev;
5) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
6) saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.

(5) Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg. Tunnid, minutid ja sekundid eraldatakse kooloniga.
Näide:
Kell 14:25 või 14:25:30

(6) Juhul kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

(7) Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade “Teie” ja “Meie” abil.

§ 11. Adresseerimine

(1) Kirja (vt lisa 3) adressaadiks võib olla füüsiline isik, ametiisik, organisatsioon, organisatsiooni allüksus, mingi kindla tunnuse alusel määratletud organisatsioonide või isikute rühm. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes.

(2) Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri asutusele. Eelistada tuleks personaalset adresseerimist.

(3)Vastuskiri adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati.

(4) Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras:
1) isik;
2) asutus;
3) asutuse struktuuriüksus;
4) tänav;
5) maja ja korterinumber;
6) asula või sidejaoskond;
7) sihtnumber ja linn või maakond;
8) riik, kui kiri saadetakse teise riiki.

(5) Sihtkoht ja riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis sõltuvalt sellest kas kiri saadetakse teise riiki või mitte.

(6) Kui sama tekstiga kiri saadetakse mitmele adressaadile ja adressaate on rohkem kui mahub adressaadiväljale, võib teised adressaadid esitada tekstiväljal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades ees sõna “Sama”.

(7) Kui kirja sisust ei tulene vajadust informeerida adressaati teistest sama kirja saajatest, võib märke tegemata jätta.

(8) Mitme adressaadi nimed või nimetused esitatakse tähtsuse või tähestiku järjekorras. Soovitatav on esitada mitte üle 3-4 adressaadi või mitte rohkem kui mahub esitusvormi väljale.

(9) Üheliigiliste asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadi-väljale võib märkida üldistatud aadressi. Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse ärakirjad, asutusse jääb originaal.

(10) Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus “Vastavalt nimekirjale”.


(11) Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge (“KIIRE”, “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”, “AK” jne) suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule.

§ 12. Pealkirjastamine

(1) Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri.

(2) Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu.

(3) Pealkiri märgitakse nimetavas käändes ja punktita.

(4) Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad.

§ 13. Tekst ja selle liigendamine

(1) Kirja tekst esitatakse mitmuse esimeses isikus ja vormistatakse kaks kuni neli reavahet pealkirjast allpool järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus. Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse tühi rida.

(2) Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle kümne lehekülje) dokumentidele on soovitav koostada sisukord.

(3) Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid.

(4) Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid.

(5) Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti puhul võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad pealkirjastatakse.

(6) Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, parem veeris võib olla joondamata. Rööpjoondamise korral ei või tekstis esineda põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.

§ 14. Allkirjastamine

(1) Element “Allkiri” koosneb:
1) dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast või digitaalallkirjast, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 rida;
2) allkirja dešifreeringust;
3) dokumendile alla kirjutanud isiku ametinimetusest.
Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes “allkirjastatud digitaalselt”.

(2) Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametnikku, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist elementi “Allkiri” ühe rea võrra allapoole.

(3) Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametnikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.

(4) Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber vormistada.

(5) Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga.

(6) Ametnike õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadusega, vastava struktuuriüksuste või asutuste põhimäärustes või muudes õigusaktides.

(7) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.

(8) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.

(9) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse originaali allkirjastanud ametniku poolt.

§ 15. Lehekülgede nummerdamine ja lisade vormistamine

(1) Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed, märkides jooksva lehekülje number ja vajaduse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arv.

(2) Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehekülgede arv ja eksemplaride arv.

(3) Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehekülgede ja eksemplaride arv.

(4) Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis ning lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Igal lisal on oma numeratsioon.

§ 16. Teksti paigutamine

(1) Dokumendi vormistamine toimub paberkandjal või elektrooniliselt. Dokumendiregistris registreeritavad dokumendid koostatakse dokumendiregistris (v.a. lepingud).

(2) Dokumendi vormistamisel kasutatakse järgmisi kirjasamme, kirja suurusi ja šrifte:
1) arvuti tekstiredaktori abil püstkirja šriftiga Times New Roman või selle rahvuslikku vastet suurusega 12;
2) elektrooniliseks edastamiseks (disketil, elektronpostiga või arvutivõrgu vahendusel) salvestatakse dokument RTF (Rich Text Format) või DOC (Microsoft Word) failivormis.

(3) Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitav kasutada mitut šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus või kaldkirjas.

(4) Dokumentide vormistamisel kasutatakse 1,5 või automaatset reavahet.

(5) Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi. Teksti erinevaid lõike ei ole soovitav kirjutada erineva reavahega.

(6) Mõlema veerise järgi joondamise tõttu ei tohi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.

(7) Dokumente (välja arvatud õigusaktid) on soovitav vormistada mõlemale lehepoolele.

(8) Väljasaadetavale kirjale märgitakse selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ning elektronposti aadress. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress.

§ 17. Viseerimine ja kooskõlastamine

(1) Dokumendi projekt viseeritakse asjaomaste ametnike poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust, ametinimetusest ja kuupäevast. Dokumendiregistris koostatavad dokumendid kooskõlastatakse registri kaudu elektrooniliselt.

(2) Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole dokumendi vasakule veerisele.

(3) Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poole.

(4) Viisad on lubatud paigutada dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele.

§ 18. Kinnitamine

(1) Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumendi hävitamise akt, põhivahendite mahakandmise akt jne) vormistatakse üldplangile ja tehakse dokumendi ülemisele parempoolsel veerisel asuvale nurgale kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITAN

/allkiri/

Xxxxx Xxxxx
Linnasekretär
30.09.2006

§ 19 Pitsati kasutamine

(1) Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser (pitsati jäljend) peab riivama allkirja viimaseid tähti.

(2) Vapipitsatit hoiab linnasekretär. Vapipitsat pannakse dokumendile seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel, kui see on õigusaktiga ette nähtud.

(3) Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse pitsatit vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele õigusaktidele.

(4) Pitser pannakse järgmistele dokumentidele:
1) volikirjadele;
2) lepingutele;
3) panga- ja kassadokumentidele;
4) teenistuslehe- ja tööraamatu kannetele;
5) garantiikirjadele;
6) tõenditele;
7) dokumendi ärakirjade ja väljavõtete kinnitustele;
8) haigekassa dokumentidele;
9) muudele dokumentidele (aktid, tunnistused, piletid, load).

(5) Struktuuriüksuste ja asutuse pitsati olemasolu on ettenähtud nende põhimäärustes. Pitsati hoidmise ja kasutamise korra eest vastutab struktuuriüksuse või asutuse juht.

§ 20 Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine

(1) Ametlik kinnitamine on ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse kinnitamine linnavalitsuse poolt.

(2) Linnavalitsus võib väljastada sellise dokumendi ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada, millise ametliku dokumendi väljaandmise õigus tal on või millist dokumenti ta säilitab arhivaalina.

(3) Kui linnavalitsus võtab isikult vastu dokumendi, võib teha sellest ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. Kui linnavalitsusele esitatakse koos ärakirjaga dokumendi originaal, ei või linnavalitsus nõuda ärakirja ametlikku ega notariaalset kinnitamist.

(4) Linnavalitsus võib ametlikult kinnitada enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust.

(5) Linnavalitsus võib seaduse või määrusega sätestatud juhtudel ametlikult kinnitada teise haldusorgani väljastatud dokumendi ärakirja või väljavõtte õigsust või teise haldusorgani peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust.

(6) Ärakirja õigsuse, väljavõtte ja väljatrüki ametlikuks kinnitamiseks tuleb sellel oleva teksti lõppu lisada kinnitusmärge, mis peab sisaldama:
1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ja asukohaviita dokumendiregistris;
2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga sarnane;
3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele;
4) andmed dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta;
5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse pitsati jäljendit.

(7) Ametliku kinnitamise õigus linnavalitsuses on:
1) linnasekretäril;
2) sünni- ja surmatunnistuste ja arhiivis säilitamisel olevate dokumentide osas registripidajal;
3) dokumentide osas, mida linnavalitsus säilitab arhivaalina või millise ametliku dokumendi väljaandmise õigus tal on, sekretäril.

(8) Linnavalitsuse siseses asjaajamises võib kasutada allkirjajäljendiga dokumendikoopiaid ja neid pole vaja täiendavalt tõestada.

IV MENETLEMINE

§ 21. Registreerimise kord

(1) Tõrva linna ametiasutuste dokumendiregistris (edaspidi registris) registreeritakse kõik Tõrva linna ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. Hallatavad asutused võivad kuni vastavate tehniliste võimaluste loomiseni pidada dokumendiregistreid paberkandjal.

(2) Andmete kandmist registrisse korraldab Tõrva Linnavalitsuses sekretär ning linnavalisuse hallatavate asutuste juhtide poolt nimetatud ametnikud.

(3) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik. Dokument, millel on märge “KIIRE”, registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.

(4) Elektronpostiga saabunud dokumendi vastuvõtmise ja registreerimise eest vastutab ametnik, kelle kasutuses olevale elektronpostiaadressile dokument saabub.

(5) Faksiga saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel ja suunatakse täitmisele. Kui postiga saabub ka originaaldokument, siis tehakse vastav märge selle saabumiskuupäeva kohta ning suunatakse ta antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele või asutusele. Dokumendis sisalduva probleemi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast. Saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud.

(6) Digitaalselt allkirjastatud dokumente (edaspidi: digitaaldokumendid) võetakse vastu linnavalitsuse ametlikul elektronposti aadressil, milleks on: torva@torva.ee.

(7) Digitaaldokumendi vastuvõtmisel kontrollib sekretär saabunud dokumendi allkirjastamisel kasutatud sertifikaadi kehtivust.

(8) Juhul, kui isiku poolt esitatud digitaaldokumendi sertifikaat on kehtetu või selle kehtivust ei ole võimalik linnavalitsusest olenematutel asjaoludel kontrollida, registreeritakse digitaaldokument kui tavaline elektronposti teel edastatud dokument, teavitades isikut eeltoodud asjaoludest.

(9) Sertifikaadi kehtivuse korral registreerib sekretär dokumendid dokumendiregistris analoogiliselt muu saabunud postiga.

(10) Linnavalitsuse mistahes ametniku elektronposti aadressile saabunud registreerimisele kuuluvad digitaaldokumendid edastab eelnimetatud ametnik koheselt sertifikaatide kontrollimiseks ning digitaaldokumendi registreerimiseks sekretärile.

(11) Dokument registreeritakse ühekordselt, st kui dokument on registrisse kantud ja saadetakse edasiseks menetlemiseks ametiasutusse või asutusse, siis seal dokumenti uuesti ei registreerita.

(12) Registreerimisele ei kuulu:
1) kutsed, õnnitlused, reklaamtrükised, ühekordsed ja perioodilised trükised, kirjad märkega “ISIKLIK”, dokumendid, millel puuduvad andmed saatja identifitseerimiseks, kui need ei sisalda avalikkuse jaoks olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
2) dokumendid, mille adressaat ei vasta dokumendil olevale. Sel juhul saadetakse võimalusel dokument koos kaaskirjaga õigel aadressil. Kui see osutub võimatuks, tagastatakse dokument koos kaaskirjaga väljasaatjale.

(13) Dokument loetakse registreerituks, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.

§ 22. Number ja indeks

(1) Linna asjaajamisperiood on kalendriaasta. Dokumentide registreerimine algab igal kalendriaastal järjekorranumbrist 1.

(2) Töörühmade, komisjonide ja muude kindla ülesande täitmiseks moodustatud üksuste asjaajamisperiood võib olla kogu nende tegevusperiood.

(3) Numbritena, tähistena ja indeksitena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti. Indeks moodustub tähisest ja numbrist, mis eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga.

(4) Algatuskiri ja vastuskiri probleemi käsitlemisel või avalduse lahendamisel registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe ja sama järjekorranumbri all.

(5) Dokumendid registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.

(6) Õigusaktid (määrused, korraldused, käskkirjad), protokollid ja aktid registreeritakse asjaajamisperioodi piires järjekorranumbri järgi.

(7) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.
Näide:
Sissetulnud kiri käsitleb personaliga seonduvaid küsimusi
Dokumentide loetelu järgi on ametiasutuse teenistuse töö korraldamise funktsiooni tähis 21,
Personalitöö allfunktsiooni tähis 21.1 ja kirjavahetuse tähis personali küsimustes 21.1-8.
Dokumendiregistri järgi on järjekorranumber 157.
Sissetulnud personaliküsimuses kirja indeks moodustub järgmiselt: 21.1-8/157.

§ 23. Läbivaatamine

(1) Ametiasutuse või ametiasutuse hallatava asutuse dokumentide registreerimise eest vastutav ametnik saadab dokumendi pärast esialgsete andmete registrisse kandmist läbivaatamiseks asutuse juhile, kes määrab täitja(d), tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud. Dokumendiregistris registreeritud dokument saadetakse reeglina edasi elektrooniliselt.

(2) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja täitmise tähtaeg märgitakse registrisse.

(3) Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide väljatrükke või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale.

(4) Kui asja lahendamine ei kuulu adressaadi pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale kirjalikult.

(5) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.

§ 24 Täitmise tähtajad

(1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.

(2) Kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kõrgemalseisva ametniku poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev ametnik.

(3) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.

(4) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

§ 25 Kooskõlastamine

(1) Dokument saadetakse kooskõlastamiseks astmelt madalamale asutusele, ametnikule või ametnikele ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või ametnikele (nimetatud järjekord ei kehti õigusaktide eelnõude kooskõlastamise osas).

(2) Kui dokument on asjaomaste asutuste ja ametnikega kooskõlastatud, saadetakse see allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega.

(3) Kui dokumendi kooskõlastaja ei kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.

(4) Dokumendiregistris registreeritud dokumendid kooskõlastatakse registri kaudu elektrooniliselt.

(5)Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.

§ 26. Teatavakstegemine

(1) Dokumendid tehakse Tõrva linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste siseselt teatavaks järgmiselt:
1) Linnavalitsuse õigusaktid tehakse selle täitjale teatavaks linnasekretäri poolt kinnitatud ärakirja saatmisega. Õigusakti ärakirja menetlusosalistele saatmise kindlustab linnakantselei. Õigusakti eelnõu koostaja on kohustatud märkima eelnõu õiendis kohustusliku rekvisiidi “kellele õigusakt saata”, mille alusel saadab linnakantselei õigusakti ärakirja eelnõu koostanud struktuuriüksusele.
2) Ametniku e-posti ametlikule aadressile e-kirja saatmisega koos viitega teatavakstehtavale õigusaktile;
3) Linnavolikogu õigusaktid saadab linnakantselei täitmiseks või teadmiseks linnavolikogu istungi protokolli kantud otsuse alusel vastava(te)le struktuuriüksus(t)ele või ametnikele.

(2) Muud dokumendid tehakse teatavaks sekretäri poolt dokumendi ärakirja üleandmisega vastavalt asutuse juhi või kõrgemalseisva ametniku resolutsioonile. Ametnike osas, kellel on juurdepääs dokumendiregistrile, fikseeritakse teatavakstegemiseks saatmine ja vastuvõtmine registri kaudu elektrooniliselt.

§ 27. Avalikustamine

(1) Dokumentide avalikustamine, neile juurdepääsu tagamine ja juurdepääsupiirangute kehtestamine toimub vastavalt õigustloovatele aktidele.

(2) Linnavolikogu õigusaktid avalikustatakse linnakantseleis ning Tõrva Linnaraamatukogus hiljemalt seitsme päeva jooksul pärast nende vastuvõtmist.

(3) Täiendavalt on volikogu üldist tähtsust omavad õigusaktid kättesaadavad Tõrva linna veebilehel.

(4) Linnavalitsuse õigusaktid ja protokollid avalikustatakse linnakantseleis hiljemalt seitsme päeva jooksul arvates nende vastuvõtmisest.

(5) Muu avalikustamisele kuuluv teave avaldatakse linna veebilehel aadressil www.torva.ee ja vajaduse korral muul sobival viisil.

(6) Dokumendid on registreeritud dokumendiregistris (avaliku teabe seaduses ja käesolevas korras sätestatud ulatuses), mis on avalik ja millele on tagatud juurdepääs Tõrva linna veebilehel.



§ 28. Teabenõue

(1) Linnavalitsuse ametnikud on kohustatud võimaldama juurdepääsu nende valduses olevale avalikule teabele ja avalikustama teavet seadusega sätestatud korras ja ulatuses.

(2) Teabenõude täitmisel väljastatav teave peab olema õige ja tegelikkusele vastav.

(3) Teabenõudjale tuleb võimaluse korral vastata kohe suuliselt või väljastada nõutud informatsioon teabenõudja poolt soovitud viisil.

(4) Teabenõudjat tuleb abistada nõuetekohase teabenõude esitamisel ja teavitada dokumentide juurdepääsupiirangutest ning teabenõude täitmisega kaasnevate kulutuste või riigilõivu maksmise kohustusest ja kohustuse täitmise võimalustest.

(5) Kui ametnik ei ole pädev teabenõudele vastama, tuleb teabenõudja juhatada vastavat teavet valdava ametniku juurde või selle võimatuse korral aidata vormistada kirjalik teabenõue.

(6) Teabenõude saanud või kirjalikult vormistanud ametnik esitab selle koheselt registreerimiseks sekretärile. Koheselt täidetav teabenõue registreeritakse dokumendiregistris, kui teabenõudja soovib vastuse kirjalikku vormistamist. Anonüümselt esitatud teabenõuet ei registreerita.

(7) Teabenõudele tuleb võimaluse korral vastata nõudes taotletud viisil. Dokumendiregistris säilitatakse koopia vastuskirjast või elektronkirjast või teabele lisatud kaaskirjast. Kui vastamise viis ei võimalda lisada koopiat vastuskirjast, siis märgitakse teabenõudele väljastatud materjalide rekvisiidid.

(8) Teabenõudele antava kirjaliku vastuse allkirjastab linnapea.

(9) Teabenõude täitmisest keeldumine edastatakse sekretärile, kes korraldab teatamise teabenõudjale ja Andmekaitse inspektsioonile ning teeb märke keeldumise aluse kohta dokumendiregistrisse.

(10) Kui teabe väljastamisega kaasneb seaduses ette nähtud kulutuste hüvitamine või riigilõivu maksmine, kontrollib teabe väljastaja enne teabe väljastamist maksete tasumist. Teabenõudele tehakse makse tasumise kohta märge või lisatakse maksekviitungi koopia. Teabe väljastamise kulude katmisest vabastamise põhjendatud ettepaneku teeb teabenõuet täitev ametnik.

Paragrahv 29. Piiratud juurdepääsuga teave

(1) Piiratud juurdepääsuga on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.

(2) Asutuse juht võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu, tunnistades teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

(3) Juurdepääsupiirangu seadmise ettepanek peab sisaldama viidet piirangu aluseks olevale seaduse sättele, põhjendust ja juurdepääsupiirangu tähtaega.

(4) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavaks tunnistatud dokumendile tehakse piirangu märge dokumendi esimese lehe ülemisse nurka. Piirangu märkeks on: “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või lühend AK ja “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS, SISALDAB ERAELULISI ANDMEID” või lühend AKEA.

(5) Juurdepääsupiirangule tuleb lisada (andmed kanda dokumendi esimese lehe pöörde ülanurka) piirangu kehtestamise kuupäev ja piirangu kehtivuse lõpptähtaeg. Soovitatav on lisada ka viide piirangu aluseks olevale seadusele, paragrahvile, lõikele ja punktile.

(6) Piirangu kehtetuks tunnistamisel tuleb sellest teavitada piiranguga dokumendi hoidjat, kes on kohustatud dokumendile tegema märke piirangu lõppemise kohta. Piirangu kehtetuks tunnistamise märge tuleb teha piirangu märke juurde ja peab sisaldama templit “KEHTETU”, millele lisatakse piirangu kehtetuks tunnistamise kuupäev ja alus.

(7) Piirangu märke teeb dokumendi koostaja juba dokumendi eelnõule. Kui piirangu märge on kehtestatud dokumendisarjale, võib märke teha registraatori kaanele. Dokumendi väljastamisel tuleb piirangumärge teha dokumendile või selle koopiale.

(8) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele juurdepääsuõigus on riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikel oma ametiülesannete täitmiseks.

(9) Juurdepääsupiirangud digitaaldokumentidele tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.

§ 30. Asja lahendatuks lugemine

(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud, määrus või haldusakt antud ning haldusleping sõlmitud ja need on menetlusosalistele teatavaks tehtud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

(2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui dokument on seaduses sätestatud korras menetlusosalisele kätte toimetatud.

(3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja registrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.

(4) Lahendatud dokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi Toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.

(5) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).

(6) Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.

§ 31. Kontroll dokumendi tähtaegse täitmise üle

(1) Dokumentide tähtaegse täitmise üle peab arvestust sekretär (hallatavates asutustes asutuse juhi poolt määratud ametnik).
(2) Sekretär teavitab 3 tööpäeva enne tähtaja saabumist dokumendi resolutsioonis märgitud täitjat täitmise tähtaja saabumisest.

(3) Kui avaldusele jäetakse tähtaegselt vastamata, siis sekretär teavitab koheselt täitja vahetut juhti.

(4) Sekretäri vastutus piirdub tähtaegade arvestuse pidamise ja õigeaegse teavitamisega ning ei seondu asja sisulise lahendamisega.

(5) Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik.

§ 32. Asjaajamine väärteomenetluses.

(1) Asjaajamisel väärteomenetluses juhindutakse käesolevast asjaajamiskorrast, arvestades väärteomenetluse seadustikus sätestatud erisusi.

(2) Väärteotoimikut hoitakse väärtegu menetleva ametniku struktuuriüksuses kuni väärteoasjas menetluse lõpuleviimiseni. Väärtegu menetlev ametnik annab väärteotoimiku üle asjaajamist korraldavale struktuuriüksusele 3 kuu jooksul arvates väärteoasjas menetluse lõpuleviimisest.

V DOKUMENTIDE ARHIVEERIMINE

§ 33 Dokumentide hoidmine

(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), millised märgistatakse dokumentide loetelus antud sarjatähisega, nimetusega ja asjaajamisaasta numbriga.

(2) Lahendatud digitaaldokument, mis kuulub alalisele säilitamisele või mille säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul ei ole võimalik tagada, vormistatakse paberkandjale. Säilitamisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku kinnitusega. Dokumendi paremale poole ülaserva tehakse märge järgmise vormi kohaselt:

VORMISTATUD PABERKANDJALE
allkiri ja pitser
ees- ja perekonnanimi
ametinimetus
kuupäev

(3) Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.

(4) Toimikuid hoitakse kappides või riiulitel selliselt, et oleks välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele. Piiratud juurdepääsuga dokumente hoitakse lukustatud kappides.

(5) Dokumentide loetelus loetletakse toimikud või muud üksused sarjade kaupa. Dokumentide loetelus märgitakse dokumentide kohta vähemalt:
1) arhiivimoodustaja nimi;
2) sarja tähis ja nimetus;
3) toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri;
4) toimiku moodustamise eest vastutav ametnik;
5) dokumentide säilitustähtaeg.

(6) Asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud ja muud üksused võetakse arhivaalide loetelus (vt lisa 4) arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Dokumentide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral tehakse dokumentide loetelus märge dokumentide arhiivimoodustaja käest väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmis-vastuvõtmisaktile.

(7) Dokumentide hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamiseni hoiab dokumentide valdaja need arhivaalide loeteluga vastavuses.

(8) Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni 5 aastat) dokumente võib ühe aasta jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu säilitada ametniku kabinetis.

(9) Arhiivimoodustaja koondab arhiiviväärtusega dokumendid ja need dokumendid, mille säilitustähtaeg ületab kümmet aastat, kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu dokumentide säilitamiseks ehitatud või kohandatud ruumi.

(10) Paberkandjal dokumendid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks arhiivimoodustaja juures ette järgmiselt:
1) dokumendid, mille säilitamistähtaeg on üle 10 aasta, võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;
2) liigsed dokumentide väljatrükid ja mittearhiiviaines eraldatakse;
3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
4) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse;
5) dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et säiliks dokumentide terviklikkus;
6) avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse;
7) toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse.

(11) Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed:
1) arhiivimoodustaja nimi;
2) struktuuriüksuse nimi;
3) tähis dokumentide loetelu järgi.
4) pealkiri;
5) säilitustähtaeg dokumentide loetelu järgi;
6) piirdaatum.

(12) Arhivaalide säilimise tagamiseks ning kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks koostab iga arhiivimoodustaja vastavalt kehtivale arhiivieeskirjale ohuplaani, mis eelnevalt enne kinnitamist kooskõlastatakse arhiivijärelevalvet teostava avaliku arhiiviga.

§ 34. Dokumentide hävitamine

(1) Avalike dokumentide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab dokumentide valdaja dokumentide hävitamiseks eraldamise akti (edaspidi hävitamisakt) kavandi (vt lisa 5) ja esitab selle hindamise läbiviimiseks avalikule arhiivile, kelle arhiivijärelevalve alla ta kuulub.


(2) Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:
1) tähis dokumentide loetelu või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
2) sarjade või toimikute nimetus või pealkiri;
3) piirdaatumid;
4) toimikute või muude üksuste hulk;
5) dokumentide säilitustähtaeg;
6) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumentide säilitamist või hävitamist (näiteks seadus, määrus, dokumentide näidisloetelu);
7) märge dokumentide hävitamise viisi kohta;
8) märge dokumentide hävitamise aja, koha ning hävitaja kohta (täidetakse dokumentide hävitamisel).

(3) Hävitamisaktis esitatakse andmed hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta nii, et üheselt oleks kindlaks tehtav hävitatavate dokumentide koosseis ja hulk.

(4) Dokumentide valdaja tagab hävitamisloetelusse kantud dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangute järgimise kuni avaliku arhiivi hindamisotsuse saamiseni ja dokumentide tegeliku hävitamiseni.

(5) Dokumentide valdaja hävitab dokumendid avaliku arhiivi dokumentide hävitamist lubava hindamisotsuse saamisel hävitamisakti kavandis kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul.

(6) Osalise või täieliku kasutuskõlbmatuse tõttu hävitamisele kuuluvad avalikud dokumendid, mille säilitustähtaeg ei ole möödunud, kopeeritakse enne hävitamist, kui seda võimaldab arhivaali seisukord. Kopeerimise kohta koostab akti arhivaali valdaja.

(7) Arhivaal hävitatakse:
1) arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm);
2) teabe kustutamisega digitaalkandjalt.

(8) Dokumentide hävitamise viisi otsustab arhiivimoodustaja, arvestades
1) teabekandja tüüpi;
2) arhivaalile kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

VI ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

§ 35. Asjaajamise üleandmise kord
(1) Enne teenistus- või töökohalt vabastamist, teenistus- või töösuhte peatumisel või teatud juhtudel enne puhkusele minekut on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule, selle puudumisel oma vahetule juhile teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Linnapea annab asjaajamise üle linnasekretärile ning linnavalitsuse liikmed linnapeale.

(2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga (edaspidi akt, vt lisa 6) juhul, kui lahkub linnavalitsuse liige, linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.


(3) Linnavalitsuse liikme poolt asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama:
1) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
2) tema poolt viimasena allkirjastatud dokumentide numbreid vastavalt dokumendiregistrile.

(4) Struktuuriüksuse või asutuse juhtimise asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama järgmisi andmeid:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.
5) struktuuriüksuse või asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
6) struktuuriüksuse või asutuse eelarvevahendite seis;
7) struktuuriüksuse või asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või ametnike nimed ja ametikohad;
8) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide numbrid vastavalt dokumendiliigile;
9) üldandmed asutuse arhiivi kohta.

(5) Teiste ametnike poolt asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.

(6) Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning akti eksemplaride arv ja jaotus.

(7) Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või ametnik. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Linnavalitsuse liikmete poolt asjaajamise üleandmisel akti ei kinnitata.

(8) Asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajamise akti kinnitab linnapea.

(9) Akt säilitatakse selles struktuuriüksuses või asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine.

(10) Kui isik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt asjaajamise vastuvõtmise pädevust omava isiku poolt. Sel juhul tehakse akti vastav märge.

(11) Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

(12) Ametniku puhkusele minekul vormistatakse kirjalik akt, kui
1) puhkuseleminev ametnik või teda asendama määratud ametnik seda nõuab;
2) kui ametniku vahetu juht seda nõuab;
3) kui puhkuse ajal saabub oluliste ja üldist tähtsust omavate dokumentide koostamise või täitmise tähtaeg.

VII RAKENDUSSÄTTED


Paragrahv 187. Määruse jõustumine

(1) Määrus jõustub 01.veebruarist 2007.





Agu Kabrits Signe Kiin
Linnapea Linnasekretär